Auch wenn uns heute verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten wie Chats oder Videokonferenzen zur Verfügung stehen, stehen E-Mails im Berufsalltag immer noch unangefochten an der Spitze. Arbeitnehmer:innen verbringen immer noch die Hälfte ihres Arbeitstages – durchschnittlich vier Stunden – damit, 90 Milliarden geschäftliche E-Mails zu verschicken. Und es sieht nicht so aus, als würde sich das in naher Zukunft ändern. Bis 2018 werden täglich über 139,4 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt.
Angesichts der Tatsache, dass Unternehmen in so sehr auf eine schnelle und zeitnahe schriftliche Kommunikation (z. B. per E-Mail) angewiesen sind, ist es erstaunlich, dass die meisten Mitarbeiter:innen nur in ein oder zwei Kursen an der Universität über professionelle Geschäftskorrespondenz gelernt haben. Eine klare geschäftliche Kommunikation – egal in welcher Form – kann Zeit sparen, die Produktivität steigern und Missverständnissen und Konflikten vorbeugen.
Hier finden Sie sieben Tipps für professionelle und wirkungsvolle E-Mails:
1. Fassen Sie sich kurz und knackig, und bringen Sie das Anliegen auf den Punkt.
Verzichten Sie auf Vorreden und Hintergrundgeschichten und beginnen Sie stattdessen mit Ihrem Hauptanliegen. Erwähnen Sie im ersten Satz oder nach Möglichkeit in der Betreffzeile, worum es in der Nachricht geht. Wenn es einen Zeitrahmen gibt, geben Sie diesen an – vor allem, wenn die Anfrage dringend oder zeitkritisch ist.
Hier ein Beispiel:
Das sollten Sie vermeiden:
2. Schaffen Sie Klarheit durch die richtige Formatierung.
Komplexere E-Mails, die mehrere Fragen oder Themen enthalten, sollten Sie in überschaubare Abschnitte unterteilen. Aufzählungen – sowohl mit Aufzählungszeichen als auch nummeriert – können Ihnen helfen, Ihre Gedanken zu ordnen, und Ihrem Gesprächspartner die Antwort zu erleichtern.
Hier ein Beispiel:
So lässt sich die Antwort viel einfacher formatieren. Hier ein Beispiel:
3. Vermeiden Sie Slang, Modewörter, Text in reiner Groß- oder Kleinschreibung, Emoticons und SMS-Sprache.
Diese haben in einer professionelle E-Mail nichts zu suchen. Verwenden Sie nicht mehrere Ausrufe- oder Fragezeichen, sonst könnte Ihre E-Mail fälschlicherweise als Spam eingestuft werden. Abschließend sollten Sie Ihre E-Mail immer zweimal auf Tipp- und Rechtschreibfehler prüfen, bevor Sie sie absenden.
Das hier sollten Sie vermeiden:
4. Lassen Sie Ihren Kontakt nicht auf eine Antwort warten.
Bei einer E-Mail kann viel passieren. Eine schlechte Verbindung, eine falsch geschriebene Adresse oder ein übereifriger Spam-Filter kann verhindern, dass eine E-Mail sicher bei Ihnen ankommt. Zögern Sie daher nicht zu lange mit der Antwort und lassen Sie den Absender nicht warten. Viele versuchen, E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, aber selbst das ist noch zu lang. Selbst wenn Sie nicht über die in der E-Mail angeforderten Informationen oder Materialien verfügen, können Sie jederzeit antworten, dass Sie an einer umfassenden Antwort arbeiten, das Zusammentragen der gewünschten Informationen oder Materialien aber etwas länger dauert. Achten Sie außerdem immer darauf, dass Sie eine E-Mail-Diskussion mit einem „Dankeschön“ oder einem „Alles klar“ abschließen.
Mit anderen Worten: Seien Sie nicht diese Person:
5. Lesen und beantworten Sie die ganze E-Mail.
Es ist ärgerlich, wenn die Person, der Sie eine E-Mail geschickt haben, nur auf den ersten Punkt in Ihrer Nachricht antwortet und Ihre anderen Fragen und Anliegen ignoriert. Das sollten Sie auf jeden Fall vermeiden. Nehmen Sie sich die Zeit, die E-Mail vollständig zu lesen, bevor Sie antworten. Gehen Sie auf jeden Punkt ein, aber fassen Sie sich dabei stets kurz. Wenn das nicht möglich ist, etwa weil zu viele Probleme bestehen oder zu viele Personen involviert sind, sollten Sie die Angelegenheit im Rahmen eines Telefonats oder Meetings besprechen.
Antworten Sie beispielsweise nicht auf eine E-Mail wie diese...:
...mit diesem Text:
6. Senden Sie keine E-Mail ab, während Sie wütend sind.
Bei der schriftlichen Kommunikation fehlen einige Komponenten, sodass man die Aussagen in einer E-Mail leicht missverstehen oder sich beleidigt fühlen kann. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und gewinnnen Sie erst einmal Abstand. Nehmen Sie sich Zeit, sich zu beruhigen. Lesen Sie die E-Mail später mit klarem Verstand noch einmal und geben Sie dem Absender einen Vertrauensvorschuss. Erst dann sollten Sie anfangen, eine Antwort zu verfassen.
Wenn Sie also auf die zweite E-Mail von Nr. 5 antworten, vermeiden Sie dies:
7. Erkennen Sie, wann Sie zum Telefonhörer greifen sollten.
Nicht die gesamte Kommunikation kann (oder sollte) per E-Mail abgewickelt werden. Wie bereits erwähnt, sind manche Angelegenheiten zu komplex oder es sind zu viele Personen daran beteiligt, als dass sie sich auf eine E-Mail beschränken ließen. Außerdem sollten Sie E-Mails nicht nutzen, um eine Besprechung in letzter Minute abzusagen oder um schlechte Nachrichten zu übermitteln.
Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen kommuniziert – sowohl intern als auch mit Kunden oder Partnern –, gibt Aufschluss für Ihre Zuverlässigkeit und Reaktionsfähigkeit. Wenn Sie diese Tipps umsetzen, sind Ihre geschäftlichen E-Mails so ausgefeilt und professionell, wie Sie gern wahrgenommen werden möchten.
Falls Sie selbst Tipps haben, hinterlassen Sie diese bitte in den Kommentaren. Und wenn die Situation einen Telefonanruf erfordert, erfahren Sie, wie eine GoToConnect-IP-Telefonanlage Ihnen helfen kann, besser zu kommunizieren.